Mehrwertsteuervorschriften für die Rechnungsstellung

Europäische und nationale Vorschriften

Steuerpflichtige, die in der EU einer Geschäftstätigkeit nachgehen, unterliegen

einer Reihe EU-weit einheitlicher grundlegender Vorschriften für die Rechnungsstellung (Artikel 217-240 der Mehrwertsteuerrichtlinie) sowie
in bestimmten Bereichen den von den einzelnen EU-Ländern festgelegten nationalen Vorschriften.

Grundsätze der EU-weiten Vorschriften

Die EU-Vorschriften finden sich in der Mehrwertsteuerrichtlinie:

Elektronische Rechnungen sind Rechnungen auf Papier gleichwertig. Die nationalen Steuerbehörden können von Unternehmen also keine vorherige Anmeldung oder Genehmigung verlangen.
Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers steht es den Unternehmen frei, elektronische Rechnungen auszustellen. Allerdings wird die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen künftig obligatorisch sein.
Unternehmen können Dritte mit der Rechnungsstellung beauftragen oder diese in bestimmten Fällen dem Kunden überlassen (Selbstfakturierung/Gutschriftverfahren).
Bei der Aufbewahrung ihrer Rechnungen haben die Unternehmen in der Regel weitgehende Entscheidungsfreiheit, was die Form (auf Papier/elektronisch), den Ort (z. B. in einem anderen EU-Land) usw. angeht.

In den Erläuterungen werden die EU-Vorschriften zur Rechnungsstellung ausführlich erklärt.

Nationale Vorschriften

Die EU-Rechtsvorschriften verschaffen den EU-Ländern Flexibilität bei Entscheidungen im nationalen Bereich. Die Europäische Kommission veröffentlicht die von den einzelnen EU-Ländern angenommenen Vorschriften im Detail auf ihrer Website.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Eine Rechnung ist nach den EU-Vorschriften für Mehrwertsteuerzwecke obligatorisch bei

den meisten Handelsgeschäften zwischen Unternehmen sowie
bestimmten Handelsgeschäften zwischen Unternehmen und Verbrauchern.

Daneben können bestimmte nationale Regelungen für Geschäfte gelten, für die eine Rechnung ausgestellt werden muss.

Handelsgeschäfte zwischen Unternehmen

In den meisten Fällen müssen Unternehmen Rechnungen ausstellen bei der Lieferung von Waren und Erbringung von Dienstleistungen

an andere Unternehmen oder
an nicht steuerpflichtige juristische Personen (lokale Behörden, Verbände usw., die keine Mehrwertsteuer erheben).

Ausnahmen
1. Mehrwertsteuerbefreite Finanz- und Versicherungsdienstleistungen (Artikel 135(1)(a)–(g) der Mehrwertsteuerrichtlinie)
Wird die Dienstleistung in einem anderen EU-Land erbracht, so ist keine Rechnung erforderlich.
Allerdings können EU-Mitgliedstaaten eine Rechnung verlangen, wenn

diese Dienstleistungen auf ihrem eigenen Hoheitsgebiet oder außerhalb der EU erbracht werden und
der Dienstleistungserbringer seinen Sitz in ihrem Hoheitsgebiet hat oder die Dienstleistungen aus einer festen Niederlassung in ihrem Hoheitsgebiet erbringt.

2. Sonstige steuerbefreite Umsätze (Artikel 135(1)(h)–(l) der Mehrwertsteuerrichtlinie, darunter der Verkauf von Land)
Den EU-Ländern steht es frei, bei diesen Geschäften auf ihrem Hoheitsgebiet keine Rechnung zu verlangen.

Handelsgeschäfte zwischen Unternehmen und Verbrauchern

Ein Unternehmen muss für die Lieferung bestimmter Waren an Nichtsteuerpflichtige (in der Regel Privatpersonen) in folgenden Fällen eine Rechnung ausstellen:

Versandgeschäfte, soweit in einem anderen EU-Land steuerpflichtig (Artikel 33 der Mehrwertsteuerrichtlinie)
Lieferung von Neufahrzeugen in ein anderes EU-Land (Artikel 138(2)(a) der Mehrwertsteuerrichtlinie)

Besondere nationale Vorschriften

In einigen EU-Ländern können die Rechnungsstellungspflichten in bestimmten Fällen mehr oder weniger umfangreich sein.

Für andere als die oben unter Handelsgeschäfte zwischen Unternehmen und Verbrauchern genannten Lieferungen an Privatpersonen können Rechnungen vorgeschrieben sein. In diesen Fällen müssen die Rechnungen nicht notwendigerweise alle für Rechnungen mit ausführlichen MwSt.-Angaben erforderlichen Informationen enthalten.
Keine Rechnung ist beispielsweise erforderlich für
- bestimmte steuerfreie Geschäfte (gemäß Titel IX Kapitel 2 und 3 der Mehrwertsteuerrichtlinie), z. B. die unter Handelsgeschäfte zwischen Unternehmen und Verbrauchern genannten Lieferungen sowie
- bestimmte steuerfreie Umsätze (Umsätze zum Nullsatz).

Welche Angaben muss die Rechnung enthalten?

Rechnungen mit ausführlichen MwSt.-Angaben

In allen Fällen erforderliche Informationen

Ausstellungsdatum
zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergebene fortlaufende Nummer
Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Kunden (sofern im konkreten Fall mehrwertsteuerpflichtig)
vollständige Angabe von Name und Anschrift des Lieferers/Leistungserbringers
vollständige Angabe von Name und Anschrift des Kunden
Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen
Datum des Geschäftsabschlusses oder Zahlungsdatum (falls abweichend vom Rechnungsdatum)
angewandter Mehrwertsteuersatz
zu entrichtender Mehrwertsteuerbetrag
Aufschlüsselung des zu entrichtenden Mehrwertsteuerbetrags nach Steuersatz oder ‑befreiung
Preis je Einheit der Ware oder Dienstleistung ohne MwSt., Preisminderung oder Erstattung (sofern nicht im Preis je Einheit enthalten)

In bestimmten Fällen erforderliche Zusatzinformationen

steuerfreie Umsätze: Verweis auf die betreffenden europäischen oder nationalen Rechtsvorschriften, die die Steuerbefreiung begründen (nach Wahl des Lieferers/Leistungserbringers)
Kunde ist Steuerschuldner (d. h. bei Umkehrung der Steuerschuldnerschaft): Angabe „RC“ (Reverse Charge – Verlagerung der Steuerschuld)
Lieferung von Neufahrzeugen innerhalb der EU: Angaben gemäß Artikel 2(2)(b) der Mehrwertsteuerrichtlinie (z. B. bei einem Pkw dessen Alter und Tachometerstand)
Differenzbesteuerung: Verweis auf die betreffende Sonderregelung (z. B. „Sonderregelung für Reisebüros“)
Gutschriftverfahren (Rechnung wird nicht vom Lieferer/Dienstleistungserbringer ausgestellt, sondern vom Kunden): Angabe „Gutschrift“
Steuerschuldner ist Steuervertreter: dessen Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, Name und Anschrift
Lieferer/Leistungserbringer betreibt Kassenbuchführungssystem: Angabe „Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten“

Vereinfachte Rechnung

Ausstellungsdatum
Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers/Leistungserbringers
Art der gelieferten Waren / erbrachten Dienstleistungen
zu entrichtender Mehrwertsteuerbetrag – oder die zu dessen Berechnung notwendigen Daten
genauer und eindeutiger Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und die geänderten Einzelheiten (Gutschrift, Lastschrift oder ein anderes als Rechnung behandeltes Dokument)

Enthält eine Rechnung alle oben genannten Angaben (je nach Einzelfall und EU-Land), so gilt sie als Beleg, der zum Mehrwertsteuerabzug in den betreffenden EU-Ländern berechtigt. Die EU-Länder sind nicht berechtigt, dies durch Forderung zusätzlicher Angaben auf der Rechnung zu verhindern.

Den Unternehmen steht es frei, auf ihren Rechnungen weitere Angaben zu machen.